Deskripsi Tugas Pokok dan Fungsi
Pengarah
- Pengarah terdiri atas para pejabat struktural di UIN Maulana Malik Ibrahim Malang yang terdiri atas: Rektor, Para Pembantu Rektor dan Para Kepala Biro.
- Pengarah memiliki tugas dan fungsi:
- Bertanggung jawab dalam memberikan pembinaan, pengarahan dan pengawasan dalam kebijakan pengembangan lembaga sesuai dengan visi, misi, dan tujuan universitas dan lembaga.
- Bertanggung jawab dalam memberikan pembinaan, pengarahan dan pengawasan dalam administrasi dan pengembangan lembaga.
- Mengawasi penyelenggaraan organisasi serta membantu melakukan negosiasi pengembangan usaha dengan perorangan maupun instansi baik pemerintah ataupun swasta dalam dan luar negeri.
- Membina dan mengupayakan berbagai dukungan dari pemerintah dalam bentuk kegiatan lobi dan negosiasi dengan tokoh kunci dalam dan luar negeri.
Konsultan
- Konsultan adalah orang yang karena kecakapannya ditunjuk untuk membantu memberikan pembimbingan dalam bidang tertentu sesuai dengan kebutuhan lembaga dalam rangka pengembangan;
- Konsultan terdiri dari: konsultan bidang manajemen keuangan, redaksional, pemasaran, dan percetakan;
- Lembaga dapat menambah atau mengurangi konsultan bidang lain yang diperlukan sesuai kebutuhan;
- Konsultan memiliki tugas dan fungsi:
- Bertanggung jawab dalam memberikan pembinaan teknis sesuai dengan bidang konsultasi yang ditangani dalam rangka mengembangkan lembaga;
- Melakukan pengawasan penyelenggaraan organisasi sesuai dengan bidang konsultasi yang ditangani dalam rangka mengembangkan lembaga;
- Memberikan saran-saran inovatif, preventif, dan kuratif atas berbagai permasalahan yang dihadapi lembaga.
Ketua
- Ketua adalah pemimpin lembaga yang diangkat oleh rektor;
- Dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya secara organik ketua dibantu oleh Sekretaris dan Administrasi, dan bagian-bagian yang terdiri atas: bagian penerbitan, bagian percetakan, dan, bagian pemasaran, dan bagian toko buku;
- Ketua dapat menambah atau mengurangi bagian-bagian sesuai dengan kebutuhan lembaga;
- Ketua memiliki tugas dan fungsi:
- Bertanggungjawab terhadap terlaksananya penyelenggaraan penerbitan, percetakan, pemasaran, pertokoan, dan pengembangan kelembagaan;
- Bertanggungjawab Pembinaan dan Pengembangan karier staf administrasi;
- Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi dan manajemen lembaga;
- Bertanggungjawab terhadap keuangan lembaga;
- Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi umum dan kerumahtanggaan;
- Bertanggungjawab terhadap terlaksananya penjaminan mutu produk-produk lembaga;
- Bertanggungjawab terhadap kesejahteraan staf administrasi;
- Merumuskan kebijakan pengembangan lembaga;
- Melaksanakan visi dan misi lembaga;
- Merencanakan anggaran kegiatan bersama tim;
- Membuat kebijakan keuangan bersama tim terkait;
- Merumuskan model-model pelayananan secara efisien dan efektif;
- Mengontrol pelaksanaan anggaran keuangan;
- Merumuskan kebijakan pelaksanaan kegiatan penerbitan, percetakan, pemasaran, dan pertokoan;
- Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan penerbitan, percetakan, pemasaran, dan pertokoan;
- Melakukan penilaian terhadap prestasi staf;
- Merumuskan, mencari, dan melaksanakan kerjasama dengan lembaga/instansi/industri yang terkait dan relevans;
- Melakukan hubungan ke luar dalam rangka pengembangan lembaga;
- Melakukan koordinasi perumusan kebijakan dan pelaksanaannya kepada pihak-pihak terkait;
- Merumuskan kebijakan mutu produk unit penerbitan dan jaringan pemasaran;
- Memimpin, mengarahkan, mengontrol, mengevaluasi, dan mengambil kebijakan terhadap pelaksanaan tugas-tugas staf.
Sekretaris
- Sekretaris adalah seseorang yang diangkat oleh rektor untuk membantu ketua melakukan tugas-tugas di bidang kesekretariatan;
- Sekretaris memiliki tugas dan fungsi:
- Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi lembaga dalam bidang kesekretariatan lembaga;
- Merencanakan kebutuhan bahan dan perlengkapan lembaga secara menyeluruh;
- Melakukan manajemen persuratan lembaga;
- Mengadministrasikan dan mengarsipkan pelaksanaan kegiatan lembaga;
- Mengadministrasikan dan mengagendakan data-data buku terbitan dan percetakan;
- Mengadministrasikan dan mengagendakan data-data jaringan pemasaran dan hasil penjualan;
- Mengadministrasikan dan mengagendakan data-data pegawai;
- Mengkoordinasikan dan mengarahkan divisi-divisi dalam bidang kesekretariatan;
- Mengkoordinasikan kegiatan kerumahtanggaan lembaga;
- Bersama dengan bendahara melakukan analisis sistem penggajian;
- Meminta laporan dan mendokumentasikan laporan dari bagian-bagian;
- Membuat laporan kegiatan lembaga secara keseluruhan;
Administrasi Umum dan Keuangan
- Administrasi Umum dan Keuangan adalah seseorang yang diangkat untuk membantu Ketua melakukan tugas-tugas di bidang administrasi umum dan keuangan;
- Administrasi Umum dan Keuangan memiliki tugas dan fungsi:
- 1) Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi lembaga dalam bidang keuangan lembaga;
- 2) Merencanakan kebutuhan keuangan lembaga secara menyeluruh;
- 3) Melakukan manajemen keuangan sesuai dengan peraturan;
- 4) Mengadministrasikan dan mengarsipkan pelaksanaan kegiatan keuangan lembaga;
- 5) Mengadministrasikan dan mengontrol penggunaan keuangan lembaga;
- 6) Mengkoordinasikan dan mengarahkan bagian-bagian dalam bidang keuangan;
- 7) Bersama dengan sekretaris melakukan analisis sistem penggajian;
- 8) Mengadministrasikan dan mengontrol penggunaan IKN;
- 9) Meminta laporan pelaksanaan keuangan dan mendokumentasikan laporan keuangan dari bagian-bagian;
- 10) Membuat laporan dan evaluasi kegiatan lembaga di bidang keuangan secara keseluruhan.
Bagian Penerbitan
- Bagian penerbitan merupakan bagian organik lembaga yang bergerak dalam bidang penerbitan;
- Bagian penerbitan dipimpin oleh penanggung jawab penerbitan dan dibantu oleh beberapa staf penerbitan;
- Bagian penerbitan dapat diubah oleh ketua sesuai dengan kebutuhan lembaga dengan mendasarkan pada pencapaian visi dan misi lembaga.
- Bagian penerbitan dapat mengembangkan kerjasama penerbitan dengan penerbit atau pihak lain dengan persetujuan ketua;
- Bagian penerbitan bertanggung jawab dalam bidang penerbitan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi.
- Bagian penerbitan bertanggung jawab dalam membuat laporan kegiatan penerbitan kepada ketua secara berkala baik harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester, maupun tahunan baik laporan keuangan maupun laporan akademik.
Bagian Percetakan
- Bagian percetakan merupakan bagian organik lembaga yang bergerak dalam bidang percetakan;
- Bagian percetakan dipimpin oleh seorang penanggung jawab percetakan dan dibantu oleh staf percetakan;
- Bagian percetakan dapat dilakukan perubahan oleh ketua sesuai dengan kebutuhan lembaga dengan mendasarkan pada pencapaian visi dan misi lembaga.
- Bagian percetakan bertanggung jawab dalam bidang percetakan yang meliputi perencanaa, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi.
- Bagian percetakan bertanggung jawab dalam membuat laporan kegiatan percetakan kepada ketua secara berkala baik harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester, maupun tahunan baik laporan keuangan maupun akademik.
Bagian Pemasaran
- Bagian pemasaran merupakan bagian organik lembaga yang bergerak dalam bidang pemasaran buku-buku terbitan UIN-Maliki Press;
- Bagian pemasaran dipimpin oleh seorang penanggung jawab pemasaran dan dibantu oleh staf pemasaran;
- Bagian pemasaran dapat dilakukan perubahan oleh ketua sesuai dengan kebutuhan lembaga dengan mendasarkan pada pencapaian visi dan misi lembaga.
- Bagian pemasaran bertanggung jawab dalam bidang pemasaran yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi.
- Bagian pemasaran bertanggung jawab dalam mengembangkan jaringan pemasaran untuk menjual produk-produk terbitan baik melalui toko-toko buku maupun proyek pengadaan;
- Melakukan fungsi penjualan (negosiasi, memantau persediaan di toko buku, mencari outlet baru, dll).
- Melakukan fungsi promosi (membuat iklan/brosur/poster/spanduk, menyelenggarakan pameran, launching produk, memantau display produk di toko buku).
- Bagian pemasaran dapat mengembangkan kerjasama pemasaran dengan penerbit/pihak lain dengan persetujuan ketua;
- Membuat kerjasama pemasaran buku dengan pihak-pihak lain.
- Melakukan survei pasar dalam rangka menetapkan segmen pasar buku.
- Menyelenggarakan bursa buku baik yang dilakukan sendiri maupun bersama dengan pihak lain di luar UIN Maliki Malang.
- Melakukan monitoring dan distribusi buku di toko-toko yang menjadi jaringan pemasaran.
- Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan lebih cepat dan lebih baik dibanding pesaing.
- Bertanggung jawab dalam membuat laporan kegiatan pemasaran kepada ketua secara berkala baik harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester, maupun tahunan baik keuangan maupun akademik.
Bagian Toko Buku
- Bagian Toko Buku merupakan bagian organik lembaga yang bergerak dalam bidang pemasaran buku-buku terbitan UIN Maliki Press di Book Center UIN-Maliki Press;
- Bagian Toko Buku dipimpin oleh seorang penanggung jawab toko buku dan dibantu oleh staf toko buku;
- Bagian Toko Buku dapat dilakukan perubahan oleh ketua sesuai dengan kebutuhan lembaga dengan mendasarkan pada pencapaian visi dan misi lembaga.
- Bagian Toko Buku bertanggung jawab dalam bidang pemasaran buku di book center yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi.
- Melakukan survei pasar dalam rangka menetapkan belanja buku.
- Menyelenggarakan bursa buku baik yang dilakukan sendiri maupun bersama dengan pihak lain di UIN Maliki Malang.
- Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan lebih cepat dan lebih baik dibanding pesaing.
- Bagian Toko Buku dapat mengembangkan kerjasama pemasaran dengan penerbit/pihak lain dengan persetujuan ketua;
- Bagian Toko Buku bertanggung jawab dalam membuat laporan kegiatan kepada ketua secara berkala baik harian, mingguan, bulanan, triwulan, semester, maupun tahunan baik laporan keuangan maupun akademik